Od chaosu k efektivitě: proč bys měla zkusit time blocking

Time blocking je účinný nástroj pro zvýšení produktivity a efektivní řízení času. Tahle technika spočívá v rozdělení dne nebo týdne na konkrétní časové bloky, z nichž každý je vyhrazen pro specifický úkol nebo aktivitu. Díky téhle kombinaci funkce kalendáře a seznamu úkolů time blocking podporuje soustředění na jednu činnost v daném čase, a tím pomáhá eliminovat rozptýlení, snížit neproduktivní multitasking, prioritizovat úkoly a zajistit, že na důležité činnosti bude vyhrazen dostatek času.

Dělal to i Ben Franklin

Praktika time blockingu de facto sahá až do dávné minulosti, kdy například zemědělci za účelem optimalizace výnosů plánovali své činnosti podle ročních období. Jedním z raných zastánců moderního time blockingu byl i jeden ze zakladatelů Spojených států Benjamin Franklin, který si pečlivě rozvrhoval svůj den po hodinách, včetně času na odpočinek a domácí práce.

S nástupem digitálních technologií, jako jsou osobní digitální asistenti a chytré telefony, se time blocking přesunul z papírových formátů do digitálních kalendářů a aplikací pro sledování času, což usnadnilo sdílení plánů a pracovní spolupráci.

Jak na time blocking

Time blocking je celý o přípravě. V následujících krocích ti ukážeme, jak si vytvořit vlastní efektivní časové bloky.

• Naplánuj si den nebo týden dopředu
• Seznam úkolů a prioritizace
• Vytvoření časových bloků
• Dodržování bloků a eliminace vyrušení
• Flexibilita a úpravy

Naplánuj si den nebo týden dopředu

Na konci dne nebo týdne si vyhraď čas na naplánování nadcházejících dnů. Pro usnadnění můžeš použít digitální kalendář, papírový diář je ale stejně účinný.

Seznam úkolů a prioritizace

Zapiš si všechny úkoly, které potřebuješ splnit. Pokud tě napadají i během dne/týdne, poznamenej si je bokem pro tenhle okamžik. Úkoly seřaď podle důležitosti a obtížnosti. Důležité úkoly vždycky zařaď do nejproduktivnější části dne.

Vytvoření časových bloků

Rozděl svůj den na bloky (například po 30, 60, 90 minutách, podle toho, co se ti bude zdát nejrelevantnější). Každý blok vyhraď jednomu konkrétnímu úkolu nebo skupině podobných úkolů. Blokuj si i osobní čas – na oběd, sport nebo relaxaci.

Dodržování bloků a eliminace vyrušení

Během každého bloku se soustřeď pouze na daný úkol. Vypni notifikace, nastav si na mobilu režim Nerušit. Pokud je to možné, sděl kolegům nebo rodině, že se v určitém čase věnuješ práci.

Flexibilita a úpravy

Plán by ti měl poskytnout jasnou představu o denním harmonogramu, ale nemusíš ho striktně dodržovat, když to nepůjde. Po dni si projdi, co fungovalo a kde je potřeba rozvrh upravit, aby líp vyhovoval tvým pracovním návykům a cílům.

Vytvářej si taky „pufrovací bloky“ pro nepředvídatelné úkoly. Pokud něco nestihneš, uprav si plán pro další den.

Příklad denního rozvrhu metodou time blockingu

Výhody a nevýhody time blockingu

Některé výhody time blockingu už jsme nastínily na začátku. Patří mezi ně vyšší produktivita a efektivita, eliminace prokrastinace a zlepšení soustředění. Time blocking pomáhá i k lepší strukturaci času, a tím pádem lepší organizaci pracovního i osobního života. Realističtější naplánování dne a lepší schopnost stanovení priorit pak snižují pocit zahlcení a s ním i pocit stresu.

Věř nebo ne, ale najdou se i kritici téhle metody. Nejkritizovanější je asi přehnaná rigidita – pokud máš nevyzpytatelný pracovní režim (například nečekané schůzky), může být pevné plánování nepraktické, protože jednou urgentní situací mimo plán se ti zhroutí celý rozvrh.

To je mrzuté s ohledem na časově náročnou přípravu, kterou time blocking vyžaduje, ať už denní, nebo týdenní. A nakonec je tu úskalí disciplíny: můžeš si den skvěle rozvrhnout, ale pak už nemusíš být schopna ho dodržet.

Abychom to shrnuly: time blocking má řadu výhod, nemusí ale vyhovovat všem typům práce nebo osobnostem. Flexibilita je klíčová, a proto je důležité přizpůsobit tuhle metodu individuálním potřebám a okolnostem.

shutterstock_2008853996.jpg

Shutterstock

Time blocking ti pomůže líp se soustředit v jeden čas na jednu činnost. Neměl by tě ale stresovat.

Biologické okénko: produktivní a líné části dne

Abys v rámci time blockingu dosáhla co nejvyšší efektivity, měla bys úkoly plánovat tak, aby byly svou náročností přímo úměrné míře tvé produktivity. Produktivita během dne souvisí s našimi cirkadiánními rytmy, což jsou biologické hodiny ovlivňující hladiny hormonů, tělesnou teplotu a bdělost. Jak to s nimi během dne vypadá?

• Nejproduktivnější část dne (8:00–12:00)
• Nejlínější část dne (13:00–15:00)
• Druhá vlna produktivity (16:00–18:00)
• Večer (19:00–22:00): Relaxace a kreativita
• Nejhorší doba na produktivitu: Noc (po 22:00)

Nejproduktivnější část dne: Ráno a dopoledne (8:00–12:00)

Nejlepší pro hlubokou práci a náročné úkoly

• Po probuzení stoupá hladina kortizolu (hormonu bdělosti), což zvyšuje soustředění.
• Mezi 9:00–11:00 máme nejlepší kognitivní výkon – mozek je nejostřejší.
• Tělesná teplota se zvyšuje, což zlepšuje reakční dobu a mentální jasnost.
• Ideální doba na analytické myšlení, plánování nebo kreativní práci.

Náš tip: Využij dopoledne na nejtěžší úkoly.

Nejlínější část dne: Po obědě (13:00–15:00)

Největší pokles energie a koncentrace

• Dochází k přirozenému poklesu bdělosti, podobně jako večer.
• Trávení po jídle odvádí krev z mozku do žaludku, což způsobuje ospalost.
• Klesá hladina dopaminu a serotoninu, což snižuje motivaci.

Náš tip: V téhle době si plánuj rutinní úkoly, e-maily nebo krátkou pauzu.

Druhá vlna produktivity: Odpoledne (16:00–18:00)

Nejlepší pro praktické úkoly a fyzickou aktivitu

• Hladina adrenalinu a tělesná teplota opět stoupají.
• Dobrá doba na schůzky, lehčí úkoly nebo brainstorming.
• Sport a cvičení jsou v této době nejúčinnější – svalová síla a koordinace vrcholí.

Náš tip: Pokud ráno nepracuješ efektivně, můžeš klíčové úkoly přesunout sem.

Večer (19:00–22:00): Relaxace a kreativita

Dobrá doba na kreativní úkoly, reflexi a učení

• Mozek se uvolňuje, což podporuje kreativní myšlení.
• Dopaminová aktivita může zlepšit schopnost řešení problémů.
• Ideální čas na čtení, psaní nebo plánování dalšího dne.

Náš tip: Využij večer k reflexi, plánování nebo hobby aktivitám.

Nejhorší doba na produktivitu: Noc (po 22:00)

Neefektivní pro analytickou práci a dlouhodobé soustředění

• Klesá tělesná teplota a mozková aktivita se připravuje na spánek.
• Modré světlo z obrazovek narušuje produkci melatoninu, což ztěžuje usínání.
• Pozdní práce vede k nižší kvalitě spánku, což negativně ovlivňuje produktivitu další den.

Náš tip: Omez používání elektroniky před spaním a nastav si večerní rutinu pro kvalitní odpočinek.

I když je biologie exaktní věda, nezapomeň, že každý člověk je jiný, takže si svůj produktivní rytmus můžeš upravit podle vlastních biologických hodin. Experimentuj a sleduj, kdy se ti pracuje nejlíp, abys čas využila co nejefektivněji.

Time blocking a další metody produktivity

Time blocking není jedinou metodou pro zvýšení produktivity. To nejlepší? Můžeš je mezi sebou kombinovat a vytvořit tak supermetodu, která ti pomůže s prioritizací, soustředěním a flexibilitou. Samozřejmě neexistuje jediný správný přístup, ale nabízíme ti pár kombinačních tipů, které můžeš vyzkoušet.

• Time Blocking + Pomodoro technika
• Time Blocking + Eisenhowerova matice
• Time Blocking + 80/20 princip (Pareto)
• Time Blocking + GTD (Getting Things Done)

Time Blocking + Pomodoro technika

Vyzkoušej, pokud máš problém s dlouhým soustředěním a potřebuješ pravidelné pauzy.

Jak na to? V rámci každého bloku použij Pomodoro cykly: 25 minut práce → 5 minut pauza. Po 4 cyklech delší pauza (15–30 minut). Time blocking určí, kdy budeš pracovat, a Pomodoro zajistí, jak budeš pracovat. Jednoduchý Pomodoro prográmek můžeš mít v prohlížeči.

Ideální pro tvůrčí a analytickou práci, studium a čtení, práci s vysokou mírou soustředění.

Time Blocking + Eisenhowerova matice

Vyzkoušej, pokud máš hodně úkolů a nevíš, co řešit jako první.

Jak na to? Nejdřív použij Eisenhowerovu matici (rozděl úkoly do 4 kategorií):

1. Důležité a naléhavé: Naplánuj do prvních bloků dne.
2. Důležité, ale ne naléhavé: Vyblokuj si na ně čas dopředu.
3. Naléhavé, ale míň důležité: Deleguj nebo vyřeš v kratších blocích.
4. Neurgentní a nepodstatné: Omez nebo eliminuj.

Ideální pro řízení priorit, minimalizaci zbytečných úkolů.

Time Blocking + 80/20 princip (Pareto)

Vyzkoušej, pokud chceš maximalizovat efektivitu a zaměřit se na nejvýnosnější činnosti.

Jak na to? Aplikuj Pareto princip: 80 % výsledků pochází z 20 % úsilí. Identifikuj klíčové úkoly, které přinesou největší přínos. Naplánuj je do bloků v nejproduktivnější části dne (například ráno).

Ideální pro podnikatele a manažery, důležité dlouhodobé projekty.

Time Blocking + GTD (Getting Things Done)

Vyzkoušej, pokud máš chaos v úkolech a potřebuješ systém.

Jak na to? Vytvoř si složku pro všechny úkoly. Každý den roztřiď úkoly do konkrétních časových bloků. Používej kontextové bloky (třeba „odpovědi na e-maily“) ve stejném čase.

Ideální pro lidi s velkým množstvím úkolů, práci s mnoha různými oblastmi (projekty, e-maily, schůzky).

Tip závěrem: Jak začít s time blockingem?

Možná ti to všechno zní až moc systematicky a strašidelně, protože ty sama možná úplně systematická nejsi. Nevadí! Time blocking je skvělý nástroj i pro lidi, kteří jsou přirozeně nesystematičtí. Dokonce ti může pomoct vnést do dne strukturu a usnadnit organizaci času. Nemusíš být perfektní hned od začátku, stačí začít jednoduše a postupně si systém přizpůsobit svým potřebám. Jak začít?

• Začni jednoduše: Nepřeplánuj si hned celý den. Zkus si na začátku vyblokovat třeba jen 2–3 bloky na klíčové úkoly s ohledem na vlastní energetické hladiny a pracovní rytmus.
• Používej flexibilní bloky: Nemusíš si striktně určovat pevné časy. Stačí si určit, že dopoledne uděláš hlavní úkol, odpoledne se věnuješ schůzkám a podobně.
• Plánuj den dopředu: Každý večer si na 5 minut zapiš, čemu se budeš věnovat zítra.
• Nezapomínej na přestávky: Čas na relaxaci je stejně důležitý jako pracovní bloky. Plánuj si i čas na kávu nebo procházku.
• Neber to jako dogma: Pokud ti něco nevyjde podle plánu, nic se neděje! Časem si vytvoříš vlastní styl, který ti bude vyhovovat.

Time blocking je skvělý nástroj, pokud ho přizpůsobíš svým potřebám, tak neztrácej motivaci!

Autor článku: redakce

Použité zdroje:

• usemotion.com/blog/time-blocking
• todoist.com/cs/productivity-methods/time-blocking
• en.wikipedia.org/wiki/Timeblocking